D’une mythologie à l’autre: quand Zeus rencontre Thot

Une plate-forme de démonstration est disponible à l’adresse https://www.sio2.be/ZeusEdu (mise à jour du 27/10/2016) avec quelques profils types:

  • profil « enseignant »: utilisateur: ADO, mot de passe: 123456
  • profil « CPE »: utilisateur ALT, mot de passe: 123456
  • profil « éducateur »: utilisateur AMA, mot de passe: 123456
  • profil « direction »: utilisateur BBU, mot de passe: 123456

Il n’est pas possible de laisser un profil « administrateur » pour la version de démonstration. Ces mots de passe ne sont pas modifiables dans la version de démonstration.
Les noms des utilisateurs et des élèves qui y figurent sont tout à fait fictifs. Toute ressemblance avec des noms de personnes existantes serait fortuite.

Notre application de gestion de la vie scolaire Zeus/Edu remplit parfaitement sa tâche (voir les épisodes précédents) pour les utilisations demandées par les collègues et la direction de l’école. Il est temps maintenant d’orienter le système vers la gestion des communications avec les élèves et les parents. Une nouvelle plate-forme applicative « compagne » de la première est donc née. Cette dernière est désignée par le nom du scribe des dieux, j’ai nommé Thot (1).

Pour l’instant, la plate-forme « Thot » est essentiellement réservée à la consultation d’informations. Elle est nourrie par sa sœur aînée Zeus/Edu.

Un premier essai

Sélection_771La communication des résultats de fin d’année scolaire, y compris l’annonce des échecs par téléphone, est toujours une tâche extrêmement désagréable et fastidieuse imposée aux professeurs titulaires (professeurs principaux). Peu apprécient ce pensum qui n’apporte guère de valeur ajoutée à leur relation privilégiée avec les élèves. Et l’affichage public des résultats, comme il se pratique encore souvent, n’est pas exempt de reproches.

Il avait donc été décidé de tenter l’annonce des résultats par voie électronique: un mail envoyé à l’élève et la notification précise du résultat disponible en ligne moyennant un identifiant et un mot de passe personnels.

L’application de bulletin électronique de Zeus/Edu, et plus particulièrement son module d’assistance à la délibération, ont donc reçu une extension supplémentaire permettant au titulaire de la classe d’envoyer automatiquement un mail d’avertissement et de déposer la notification du résultat en ligne.
Certains parents ont demandé que le mail leur soit envoyé, plutôt qu’à leur enfant. Certains encore ont souhaité qu’il n’y ait pas de notification « en ligne » mais demandaient l’appel téléphonique. La fonctionnalité a donc été ajoutée pour ceux-là.

Sélection_772À l’issue du conseil de classe de délibération de fin d’année, le professeur titulaire libère donc d’un seul clic toutes les informations vers les destinataires de la classe.

À noter aussi que la nouvelle plate-forme donne également accès au bulletin électronique en ligne. Pour des raisons administratives, il était demandé de ne donner l’accès au bulletin en ligne qu’après distribution du bulletin « papier » et rencontre avec le professeur titulaire. L’accès en ligne est retardé pour les élèves qui ne se seraient pas présentés pour recevoir le document « papier ». La fonctionnalité a donc été implémentée qui permet de décider du moment où chaque élève peut enfin accéder individuellement à son bulletin « en ligne ».

L’ensemble de l’application a également été écrit de manière à être parfaitement adapté aux écrans d’ordinateur de grands formats et aux petits smartphones (responsive design).

La seule difficulté qui a dû être constatée a été celle de la perte ou de l’oubli de mot de passe par les élèves; mots de passe, sans doute trop peu utilisés pour d’autres applications durant l’année scolaire (2), et qui avaient pourtant été re-distribués quelques jours plus tôt.

Développement

Fort du succès de ce premier essai, il est décidé d’amplifier le projet et de réaliser une véritable plate-forme de communication entre le personnel d’encadrement de l’école, d’une part, et les élèves et leurs parents d’autre part. Cette application est maintenant en ligne et prête à subir son baptême du feu à la prochaine rentrée scolaire.

Vers les élèves

Elle permet, dès à présent, d’envoyer des notifications à:

  • un-e élève précis
  • une classe donnée (la classe de 4B, par exemple)
  • un niveau d’étude donné (tous les élèves de 3e, par exemple)
  • tous les élèves de l’école

De plus, on peut indiquer que l’on souhaite que chaque destinataire

  • soit averti par mail de l’arrivée d’une notification et
  • confirme la lecture de la notification lorsqu’il ouvre la plate-forme en ligne

Vers leurs parents

Sélection_773La même plate-forme permet maintenant l’accès aux mêmes informations par les parents de nos élèves.

Chaque élève a la possibilité d’« inviter » deux parents. Cette « invitation » permet de s’assurer que les prises d’abonnement sur la plate-forme émanent bien des parents de tel élève précis: c’est dans l’interface d’accès de l’élève que les parents peuvent s’inscrire. Le lien est donc immédiat entre l’identité de l’élève et celle des parents.

Ceux-ci définissent un identifiant et un mot de passe personnel et indiquent une adresse mail par laquelle on peut les contacter.

Muni de l’identifiant et du mot de passe qu’il a défini, chaque parent peut alors accéder aux mêmes informations que son enfant. Il a, de plus, la possibilité de modifier les informations de son « profil », y compris son mot de passe.

L’ensemble du code source pour la plate-forme Thot (parents et élèves) est disponible sur Github (3).

Prochaines étapes

Modification possible des notifications par leur propriétaire
Modification possible des notifications par leur propriétaire

La prochaine étape du développement sera celle de la création du journal de classe en ligne. Ce qui permettra de compléter les fonctionnalités et nous amènera gentiment à rivaliser avec d’autres solutions disponibles à titre onéreux. L’ensemble logiciel développé jusqu’ici devient toutefois assez conséquent et le moment est sans doute venu de passer la main à des professionnels susceptibles d’en assurer la pérennité.

Pour rappel, la plate-forme Zeus/Edu et sa compagne Thot sont distribuées dans la logique du logiciel libre et gratuit. Le calcul financier est donc assez vite fait si l’on considère le prix demandé par certains acteurs majeurs du marché: une plate-forme relativement équivalente comprenant aussi un bulletin en ligne est facturée autour de 10€ par élève et par an. Pour un établissement comptant un millier d’élèves, on pourrait consacrer environ 10.000€ à la maintenance et au développement de l’existant… mais chaque année. Si l’adéquation du logiciel par rapport aux besoins de l’école sont rencontrés (ce qui est le cas chez nous), la rentabilité est vite rencontrée. Il ne reste guère que la maintenance à rémunérer: tout au plus quelques heures ou quelques dizaines d’heures par an.

Dans notre établissement, des engagements sont donc pris dans ce sens. La société contactée serait évidemment aussi intéressée à déployer le logiciel dans d’autres établissements et à en assurer un développement adapté. Références disponibles sur simple demande. Aucun avantage financier pour moi.


(2) Accès aux mails, accès à la plate-forme Claroline-Connect, accès aux ordinateurs à l’école.