D’une mythologie à l’autre: quand Zeus rencontre Thot

Une plate-forme de démonstration est disponible à l’adresse https://www.sio2.be/ZeusEdu (mise à jour du 27/10/2016) avec quelques profils types:

  • profil « enseignant »: utilisateur: ADO, mot de passe: 123456
  • profil « CPE »: utilisateur ALT, mot de passe: 123456
  • profil « éducateur »: utilisateur AMA, mot de passe: 123456
  • profil « direction »: utilisateur BBU, mot de passe: 123456

Il n’est pas possible de laisser un profil « administrateur » pour la version de démonstration. Ces mots de passe ne sont pas modifiables dans la version de démonstration.
Les noms des utilisateurs et des élèves qui y figurent sont tout à fait fictifs. Toute ressemblance avec des noms de personnes existantes serait fortuite.

Notre application de gestion de la vie scolaire Zeus/Edu remplit parfaitement sa tâche (voir les épisodes précédents) pour les utilisations demandées par les collègues et la direction de l’école. Il est temps maintenant d’orienter le système vers la gestion des communications avec les élèves et les parents. Une nouvelle plate-forme applicative « compagne » de la première est donc née. Cette dernière est désignée par le nom du scribe des dieux, j’ai nommé Thot (1).

Pour l’instant, la plate-forme « Thot » est essentiellement réservée à la consultation d’informations. Elle est nourrie par sa sœur aînée Zeus/Edu.

Un premier essai

Sélection_771La communication des résultats de fin d’année scolaire, y compris l’annonce des échecs par téléphone, est toujours une tâche extrêmement désagréable et fastidieuse imposée aux professeurs titulaires (professeurs principaux). Peu apprécient ce pensum qui n’apporte guère de valeur ajoutée à leur relation privilégiée avec les élèves. Et l’affichage public des résultats, comme il se pratique encore souvent, n’est pas exempt de reproches.

Il avait donc été décidé de tenter l’annonce des résultats par voie électronique: un mail envoyé à l’élève et la notification précise du résultat disponible en ligne moyennant un identifiant et un mot de passe personnels.

L’application de bulletin électronique de Zeus/Edu, et plus particulièrement son module d’assistance à la délibération, ont donc reçu une extension supplémentaire permettant au titulaire de la classe d’envoyer automatiquement un mail d’avertissement et de déposer la notification du résultat en ligne.
Certains parents ont demandé que le mail leur soit envoyé, plutôt qu’à leur enfant. Certains encore ont souhaité qu’il n’y ait pas de notification « en ligne » mais demandaient l’appel téléphonique. La fonctionnalité a donc été ajoutée pour ceux-là.

Sélection_772À l’issue du conseil de classe de délibération de fin d’année, le professeur titulaire libère donc d’un seul clic toutes les informations vers les destinataires de la classe.

À noter aussi que la nouvelle plate-forme donne également accès au bulletin électronique en ligne. Pour des raisons administratives, il était demandé de ne donner l’accès au bulletin en ligne qu’après distribution du bulletin « papier » et rencontre avec le professeur titulaire. L’accès en ligne est retardé pour les élèves qui ne se seraient pas présentés pour recevoir le document « papier ». La fonctionnalité a donc été implémentée qui permet de décider du moment où chaque élève peut enfin accéder individuellement à son bulletin « en ligne ».

L’ensemble de l’application a également été écrit de manière à être parfaitement adapté aux écrans d’ordinateur de grands formats et aux petits smartphones (responsive design).

La seule difficulté qui a dû être constatée a été celle de la perte ou de l’oubli de mot de passe par les élèves; mots de passe, sans doute trop peu utilisés pour d’autres applications durant l’année scolaire (2), et qui avaient pourtant été re-distribués quelques jours plus tôt.

Développement

Fort du succès de ce premier essai, il est décidé d’amplifier le projet et de réaliser une véritable plate-forme de communication entre le personnel d’encadrement de l’école, d’une part, et les élèves et leurs parents d’autre part. Cette application est maintenant en ligne et prête à subir son baptême du feu à la prochaine rentrée scolaire.

Vers les élèves

Elle permet, dès à présent, d’envoyer des notifications à:

  • un-e élève précis
  • une classe donnée (la classe de 4B, par exemple)
  • un niveau d’étude donné (tous les élèves de 3e, par exemple)
  • tous les élèves de l’école

De plus, on peut indiquer que l’on souhaite que chaque destinataire

  • soit averti par mail de l’arrivée d’une notification et
  • confirme la lecture de la notification lorsqu’il ouvre la plate-forme en ligne

Vers leurs parents

Sélection_773La même plate-forme permet maintenant l’accès aux mêmes informations par les parents de nos élèves.

Chaque élève a la possibilité d’« inviter » deux parents. Cette « invitation » permet de s’assurer que les prises d’abonnement sur la plate-forme émanent bien des parents de tel élève précis: c’est dans l’interface d’accès de l’élève que les parents peuvent s’inscrire. Le lien est donc immédiat entre l’identité de l’élève et celle des parents.

Ceux-ci définissent un identifiant et un mot de passe personnel et indiquent une adresse mail par laquelle on peut les contacter.

Muni de l’identifiant et du mot de passe qu’il a défini, chaque parent peut alors accéder aux mêmes informations que son enfant. Il a, de plus, la possibilité de modifier les informations de son « profil », y compris son mot de passe.

L’ensemble du code source pour la plate-forme Thot (parents et élèves) est disponible sur Github (3).

Prochaines étapes

Modification possible des notifications par leur propriétaire
Modification possible des notifications par leur propriétaire

La prochaine étape du développement sera celle de la création du journal de classe en ligne. Ce qui permettra de compléter les fonctionnalités et nous amènera gentiment à rivaliser avec d’autres solutions disponibles à titre onéreux. L’ensemble logiciel développé jusqu’ici devient toutefois assez conséquent et le moment est sans doute venu de passer la main à des professionnels susceptibles d’en assurer la pérennité.

Pour rappel, la plate-forme Zeus/Edu et sa compagne Thot sont distribuées dans la logique du logiciel libre et gratuit. Le calcul financier est donc assez vite fait si l’on considère le prix demandé par certains acteurs majeurs du marché: une plate-forme relativement équivalente comprenant aussi un bulletin en ligne est facturée autour de 10€ par élève et par an. Pour un établissement comptant un millier d’élèves, on pourrait consacrer environ 10.000€ à la maintenance et au développement de l’existant… mais chaque année. Si l’adéquation du logiciel par rapport aux besoins de l’école sont rencontrés (ce qui est le cas chez nous), la rentabilité est vite rencontrée. Il ne reste guère que la maintenance à rémunérer: tout au plus quelques heures ou quelques dizaines d’heures par an.

Dans notre établissement, des engagements sont donc pris dans ce sens. La société contactée serait évidemment aussi intéressée à déployer le logiciel dans d’autres établissements et à en assurer un développement adapté. Références disponibles sur simple demande. Aucun avantage financier pour moi.


(2) Accès aux mails, accès à la plate-forme Claroline-Connect, accès aux ordinateurs à l’école.

Renouvellement de l’application de prises de présences

Sélection_365Durant l’année scolaire 2013-2014, nous avons utilisé une version « pilote » de l’application de prise de présences. Le but étant essentiellement de juger de la faisabilité et de discerner les fonctionnalités nécessaires ou souhaitables. Parmi les souhaits, la possibilité de prendre note des présences plutôt que des absences seulement. La différence étant qu’un élève physiquement présent en classe n’était nullement marqué comme « présent » dans l’application: simplement, rien n’était noté à son sujet.

Outre quelques améliorations cosmétiques, c’est l’amélioration la plus fondamentale qui soit apportée par la nouvelle version disponible au téléchargement depuis fin décembre 2014.

Prise des présences en classe

L’application permet la prise de présences rapide en classe sur base:

  • de l’ensemble des élève d’une classe
  • de l’ensemble des élève d’un cours d’un professeur donné
  • du profil d’un élève

Dans l’illustration ci-dessous, l’éducateur s’est présenté  dans la salle occupée par le groupe du cours de mathématique en 3E. La liste des élèves de ce cours est apparue et il a pu cocher les élèves absents.
Les élèves non-marqués « absents » (couleur rouge) sont réputés « présents » (couleur verte). La couleur grise correspond à des heures au cours desquelles les présences n’ont pas été notées. D’autres statuts que « présent » ou « absent » existent, mais ne sont pas disponibles dans ces pages qui visent à l’efficacité avant tout.

Sélection_358
Prise de présence des élèves d’un cours donné

Sur la base de l’heure actuelle, le logiciel libère les cases à cocher correspondant à la période en cours. Il n’est donc pas nécessaire de consulter la montre pour déterminer quelle est la période de cours actuelle.
À noter qu’il est possible de revenir sur une période de cours précédente. L’administrateur (le CPE?) peut également intervenir sur un autre jour, passé ou à venir.

Les informations fournies dans l’interface de signalement des absences (voir paragraphe suivant) ne sont pas modifiables dans l’interface de prise de présences en classe. Un élève signalé absent (avec justification) est montré avec son statut d’absence sans qu’il soit, par erreur ou pas, possible de l’indiquer « présent ».

Le principe est le même pour un groupe-classe ou pour un élève pris isolément.

Signalement d’absences

Un certain nombre d’absences d’élèves peuvent être annoncées par les parents, qu’il s’agisse d’absence pour maladie, de visite chez le médecin ou pour motif familial. Dans ces cas-là, les parents préviennent l’école. La personne qui reçoit la notification de l’absence peut également en prendre note de manière plus complète que l’éducateur ou le professeur en classe.

Outre l’identité du correspondant qui signale l’absence, on doit préciser le média utilisé (journal de classe, mail, téléphone, autre…). Les identités des personnes susceptibles d’apparaître dans la liste proviennent du logiciel de gestion de l’école ProEco (ou autre); informations disponibles aussi dans d’autres applications du logiciel, y compris le trombinoscope des élèves.

Sélection_360Pour chaque période de cours, il est possible de choisir entre:

  • absence pure et simple, sans justification connue encore (comme pour la prise de présence en classe)
  • absence justifiée par un certificat médical ou un motif manuscrit des parents
  • absence annoncée: l’élève ne se présentera pas à telles période de cours, la justification suivra
  • sortie autorisée après visa du journal de classe par un éducateur

À noter qu’il est possible de signaler les absences pour une journée entière (liste déroulante de la première colonne) ou plusieurs jours de suite (bouton +1 pour ajouter une journée). Petite fonctionnalité sympathique: le logiciel ne propose que les jours ouvrables.

Dans la version précédente de l’application, la gestion des « sorties autorisées » se faisait séparément. À voir s’il est vraiment nécessaire de rétablir cette distinction.

Listes de présences

Sur la base des présences prises en classe et des signalements d’absences, l’application peut générer des listes d’absences (ou de présences par classe, par élève ou par dates. Les listes par cours ayant peu d’intérêt, il n’a jusqu’à maintenant pas paru utile de les produire.

Dans ces différentes listes, les identités des personnes qui ont pris les présences ainsi que les date et heure des signalements sont visibles. De plus, le nom du correspondant qui signale l’absence et le média utilisé sont rappelés en infobulle.

Sélection_361
Liste d’absence par élève

Outre les listes d’absences par élève ou par classe, l’application propose une liste double des élèves absents pour un jour donné. Cette liste double permet de discriminer les élèves absents sans justification des élèves absents régulièrement.
Tous doivent figurer dans le registre officiel des absences, mais les absences irrégulières font l’objet d’un envoi de SMS aux parents. La liste des parents d’élèves à contacter est donc établie automatiquement.

Liste double des absents réguliers (justification reçue) et irréguliers (sans justification)
Liste double des absents réguliers (justification reçue) et irréguliers (sans justification)

Les périodes de cours

D’un établissement à l’autre, le nombre de périodes de cours et les heures de la journée correspondantes ne sont pas les mêmes.
L’administrateur de l’application a la possibilité de définir ces informations dans son interface de gestion.

Nombre de périodes et heures des cours
Nombre de périodes et heures des cours

Prochaines étapes

smartphoneLes professeurs qui le souhaitent peuvent déjà prendre les présences en classe par la voie électronique, sur ordinateur ou sur tablette. Mais tous ne disposent pas de ce matériel en classe à tout moment. Un développement possible sera une application séparée qui permettra de prendre les présences sur un smartphone.
Cela va supposer une interface dédiée qui, pour des raisons de sécurité, ne permettra l’accès qu’à l’application de prise de présences.
Dans tous les cas, une amélioration possible sera de rendre l’application plus facile à utiliser sur tablette avec un changement global de l’interface dans un cadre de « responsive design ».

Une première version « utilisable » de Zeus/Edu

Et pour les dernières nouvelles de décembre 2014, c’est là: http://sio2.be/zeus-edu-actualite-et-perspectives/

Zeus/Edu

Aujourd’hui n’est pas un jour ordinaire… Je lance dans la nature une première version, que je qualifierai d’utilisable, du logiciel de gestion de la vie scolaire.

Cette version est vraiment en production dans mon établissement scolaire. Un nombre assez conséquent d’anomalies a été détecté depuis la version alpha précédente. Un énorme merci à Jacques L.

La structure du programme a été bien améliorée. Quelques fonctionnalités et améliorations diverses ont été ajoutées.

Il reste, évidemment, que des utilisateurs qui ne connaissent pas le fonctionnement du logiciel risquent bien de débusquer l’un ou l’autre bug encore non détecté par ceux qui en connaissent trop bien le fonctionnement -et qui n’iront donc pas se fourvoyer où personne n’aurait l’idée d’aller :o).

Une plate-forme de démonstration est disponible à l’adresse http://sio2.be/ZeusEdu/ (version obsolète remplacée le 15/05/2015 par http://sio2.be/zeus) avec quelques profils types:

  • profil « enseignant »: utilisateur: ADO, mot de passe: 123456
  • profil « CPE »: utilisateur ALT, mot de passe: 123456
  • profil « éducateur »: utilisateur AMA, mot de passe: 123456
  • profil « direction »: utilisateur BBU, mot de passe: 123456

Il n’est pas possible de laisser un profil « administrateur » pour la version de démonstration. Ces mots de passe ne sont pas modifiables dans la version de démonstration.
Les noms des utilisateurs et des élèves qui y figurent sont tout à fait fictifs. Toute ressemblance avec des noms de personnes existantes serait fortuite.

Le développement se poursuivra sur https://github.com/ymairesse/ZeusEdu. Pour obtenir la dernière version comprenant parfois de petits correctifs, le mieux est sans doute de télécharger la version disponible sur Github. Cette version est mise à jour de manière très régulière.

Quelques fichiers contenant des données fictives au format .CSV sont fournies à titre d’exemple et pour tester; voir dans le répertoire « admin/exemples ».

Une ébauche de manuel d’installation se trouve toujours à l’adresse http://sio2.be/wiki  qu’il vous est toujours loisible d’améliorer et d’étoffer (mot de passe sur simple demande). Les explications relatives à l’exportation des données du logiciel ProEco et l’importation dans la base de données de Zeus-Edu y figurent, avec les fichiers « modèles » pour l’exportation depuis ProEco.

Merci de poser vos questions sur http://sio2.be/phorum [désactivé] (inscription préalable nécessaire pour éviter le spam).