La plupart des données nécessaires pour le fonctionnement du programme pourraient être fournies dans l'interface d'administration (utilisateurs, élèves, affectation des enseignants et des élèves aux cours,…). Il serait toutefois très rébarbatif de devoir entrer toutes ces données manuellement.

Pour l'instant, certaines données ne peuvent même pas être fournies manuellement : seule l'importation depuis un fichier CSV est possible (http://fr.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values).

ProEco (http://infodidac.be) permet de générer presque tous les fichiers CSV nécessaires. À ce jour, je n'ai pas encore trouvé comment générer directement le fichier CSV des titulaires (professeurs principaux).

Il n'est pas indispensable d'utiliser ProEco ; il suffit de pouvoir produire les fichiers CSV requis.

L'application Zeus contient suffisamment d'informations pour créer les fichiers idoines depuis d'autres logiciels de gestion d'établissements scolaires (affirmation à confirmer pour les logiciels à préciser).

On décrira ci-dessous la procédure d'importation des données depuis ProEco. On supposera que le lecteur maîtrise suffisamment ProEco. Tous les fichiers « modèles » pour ProEco sont disponibles là: http://sio2.be/peda/zeusProEco.zip

La procédure est du même type pour les autres tables importables directement. Je ne décrirai en détails que pour les élèves; la méthode est identique et les spécifications sont les mêmes.

Champs attendus

• matricule → matricule (max 6 chiffres)
• nom → nom de l'élève
• prenom → prénom de l'élève
• sexe → M ou F
• annee → année d'étude (1 → 6)
• classe → classe de l'élève
• groupe → peut être formé de plusieurs classes; sinon, indiquer encore la classe
• nomResp → nom de la personne responsable
• courriel → mail de la personne responsale
• telephone1 → tel1
• telephone2 → tel2
• telephone3 → tel3
• nomPere → nom du père (max 40 caractères)
• telPere → tel père
• gsmPere → GSM père
• mailPere → mail père
• nomMere → nom mère (max 40 caractères)
• telMere → tel mère
• gsmMere → gsm mère
• mailMere → mail mère
• adresseEleve → max 60 car.
• cpostEleve → code postal de l'élève (max 6 car)
• localiteEleve → max 60 car
• adresseResp → adresse de la personne responsable
• cpostResp → code postal (max 6 caractères)
• localiteResp → max 60 car
• DateNaiss → au format YYYY-MM-JJ
• commNaissance → max 40 caractères
• section → 'TQ','G','TT','S','PARTI'

Exportation depuis ProEco

• Dans ProEco, sélectionner l'ensemble des élèves.
• Demander une liste > Élèves > Liste
• Dans le bas de la fenêtre de sélection des champs, cliquer sur l'icône du dossier (jaune) = Ouvrir Liste Existante et sélectionner le modèle eleves.LIS de l'archive zeusProEco ⇒ les champs corrects sont sélectionnés

Il faut demander l'exportation

• dans un fichier CSV
• avec les “
• au format UTF-8 (au risque de ne pas voir les caractères accentués interprétés correctement)
• avec les titres
• n'utiliser le champ séparateur (“Sep”) en aucun cas; le séparateur par défaut (le ”;“) est requis
• ⇒ OK

Le fichier CSV des élèves est produit.

Importation

Ce fichier CSV produit peut être directement importé par l'interface d'administration de l'application Zeus:

Importer > Eleves

Les noms des champs attendus sont indiqués. L'ordre n'a pas d'importance, mais l'orthographe et la casse des noms des champs sont importantes (si l'on utilise le fichier eleves.LIS, tout est correct). Une rapide vérification à l'écran est possible.

Après envoi, la procédure d'importation vérifie que le type de fichier est correct. Il faut ensuite contrôler visuellement que les données sont bien celles attendues dans les colonnes adéquates. On peut ensuite confirmer l'importation.

En cas de souci après importation, on peut tout simplement « Vider la table des élèves » depuis l'interface d'administration.

Remarques:

Une deuxième importation des mêmes données ne duplique rien; les données sont éventuellement mises à jour. Cette remarque est valable pour toutes les tables.

Si un élève existant ne figure plus dans le fichier CSV importé, il reste présent dans la base de données. On peut imaginer d'ajouter ou de mettre à jour quelques élèves seulement.

Dans tous les cas, les données existantes sont écrasées définitivement sans avertissement.

Le fichier CSV peut être modifié manuellement, mais il faut veiller au respect des spécifications (guillemets autour des valeurs, UTF-8,…). Sous LibreOffice, demander à « Éditer les paramètres du filtre » avant d'enregistrer et cocher l'option « Mettre entre guillemets toutes les cellules de texte ».

Modèle ProEco : profs.LSP

Champs attendus

• acronyme → Abréviation en 3 à 7 lettres
• nom → nom du prof
• prenom → prénom du prof
• sexe → M ou F
• mdp → mdp encrypté en MD5
• statut → 'admin','prof','direction','educateur'
• mail → adresse mail
• telephone → tel
• GSM → GSM
• adresse → adresse postale (max 40 car)
• commune → commune (max 30 car)
• codePostal → max 6 car
• pays → max 15 car

Cette table ne devrait être importée qu'une seule fois, lors de la première utilisation du programme. Une nouvelle importation réinitialiserait les mots de passe des utilisateurs.

La gestion des nouveaux utilisateurs devrait se faire au cas par cas, dans l'interface d'administration

Utilisateurs > Ajouter un utilisateur

Attention: après sélection de *tous les cours* dans ProEco, il faut explicitement demander une *Liste* dans le menu déroulant et non une *Liste prédéfinie*

Modèle ProEco : cours.LSC

Champs attendus

• cours → dénomination sous la forme “Année:codeCours”. Ex: 3:FR5
• nbheures → nombre d'heures du cours
• libelle → Libelle long du cours (50 caractères)
• cadre → cadre de formation (code ministère) permet de déterminer les AC,OC,OB,FC,…
• section → 'G','S','TT','TQ'

Pas éditable ailleurs. Seulement importation.

Modèle ProEco : profsCours.LSP

Champs attendus

• acronyme → abréviation du prof. en 3 à 7 lettres
• coursGrp → anff:nom du cours en 5 caractères-groupe Ex: 3:FR5-2
• nomCours → rempli par le prof: laisser vide

Éditable dans l'interface d'administration du bulletin.

Modèle ProEco : elevesCours.LIS

Champs attendus

• matricule → matricule (max 6 chiffres)
• coursGrp → anff:nom du cours en 5 caractères-groupe Ex: 3:FR5-2

Éditable dans l'interface d'administration du bulletin

Modèle ProEco : titu.LSP

Champs attendus

• acronyme → abréviation du prof. en 3 à 7 lettres
• classe → → classe dont le professeur est titulaire

Remarque : le fichier CSV correspondant n'est pas strictement créé depuis ProEco par le modèle fourni. Un problème se pose pour les professeurs titulaires de plusieurs classes.

Le modèle pour ProEco fournit la liste des titulariats avec un maximum de deux classes par titulaire. Il faut ensuite le rectifier manuellement pour obtenir la structure indiquée ci-dessus. Toute solution est bienvenue.

Les titulariats sont aussi éditables dans l'interface admin globale de l'application.

Modèle ProEco : sans objet

Champs attendus

• id → id numérique unique ou laisser vide
• cours → dénomination sous la forme “Année:codeCours”. Ex: 3:FR5 (le groupe n'est donc pas indiqué
• ordre → ordre d'apparition de la compétences dans la liste pour ce cours
• libelle → libelle (tinyText)

Il n'y a pas d'exportation depuis ProEco. Les compétences sont aussi éditables dans l'interface admin du bulletin.

Modèle ProEco : ecoles.LSE

Champs attendus

• ecole → identifiant unique de l'école (6 caractères)
• nomEcole → Nom de l'école (50 caractères)
• adresse → Adresse postale (50 caractères)
• cPostal → code postal (max 6 caractères)
• commune → commune (max 20 car)

Cette table permet de suivre le parcours des élèves depuis leurs écoles d'origine.

Pas éditable ailleurs. Seulement importation.

Modèle ProEco : elevesEcoles.LIS

Champs attendus

• matricule → matricule de l'élève (max 6 chiffres)
• ecole → identifiant unique de l'école (6 caractères)
• annee → Année de présence dans l'école (max 6 caractères)

Pas éditable ailleurs. Seulement importation.

Champs attendus

• matricule → matricule de l'élève
• user → Nom d'utilisateur
• passwd → Mot de passe

Les mots de passe des élèves peuvent aussi être générés automatiquement après importation. Aucun lien n'existe avec un éventuel annuaire LDPAP ou autre. Les informations sont enregistrées à titre purement informatif.

Dans le module d'administration, il est prévu de pouvoir imprimer le mot de passe d'un élève en particulier ou les mots de passe de tous les élèves d'une classe. De même, il est possible de réinitialiser le mot de passe d'un élève particulier.

1. Si le fichier n'est pas du bon type (c'est un fichier Excel .xls au lieu d'un fichier .csv, par exemple), l'importation est refusée.

Dans les deux cas suivants, l'importation est possible

2. Tous les fichiers de type “texte pur” sont admissibles, même s'ils ne sont pas en UTF-8. Dans ce cas, un avertissement est donné à l'écran. L'importation est proposée si la structure du fichier CSV correspond bien à ce qui est attendu dans la base de données. Il faut impérativement vérifier que le fichier soumis ne pose pas de problème au niveau des caractères accentués.

3. Le fichier est bien en UTF-8. L'importation est proposée si la structure du fichier CSV correspond bien à ce qui est attendu dans la base de données.

Remarque: Un fichier contenant du texte sans accents semble être enregistré au format “text/plain; charset=us-ascii” au lieu de “text/plain; charset=utf-8” qui est demandé lors de l'enregistrement par LibreOffice si le fichier ne contient aucun caractère accentué (non , pour être plus précis). Cela ne pose alors aucun problème pour l'importation.

Les titres des colonnes doivent correspondre aux noms des différentes champs dans la base de données. Le logiciel vérifie ces informations et indique toute différence. En cas de non conformité totale, l'importation n'est pas disponible. Attention, un caractère “espace” dans un nom de champ peut même poser problème. Par contre, l'ordre des champs est sans importance: il suffit que chaque champ soit présent.

Éventuellement, il peut être utile de vérifier la structure du fichier CSV dans un logiciel qui traite du texte pur (Geany, Komodo, Gedit, Notepad++,…); jamais avec un traitement de textes (Word/Libre/OpenOffice). Des rectifications peuvent éventuellement y être faites “à la main”.

Il est conseillé de vérifier l'adéquation des données à importer sur l'écran qui est présenté. Cela ne garantit pas que tout va bien se passer à l'importation, mais cela minimise très fort les risques.

La table des élèves extraite du logiciel de gestion de l'école peut être importées régulièrement emportant avec elle toutes les mises à jour réalisées sur le logiciel général de gestion de l'école (Ex: ProEco).

De même, il est possible de réaliser des importations régulières avec mises à jour des tables “profs/cours” et “élèves/cours” à condition d'importer également la table des “cours”, depuis le logiciel de gestion de l'école.

Attention toutefois au fait que l'historique des changements de cours risque fort d'être bouleversé. Tant que cet historique n'a pas d'importance (aucun point n'est affecté au bulletin), les mises à jour peuvent se faire par importation.