Renouvellement de l’application de prises de présences

Sélection_365Durant l’année scolaire 2013-2014, nous avons utilisé une version « pilote » de l’application de prise de présences. Le but étant essentiellement de juger de la faisabilité et de discerner les fonctionnalités nécessaires ou souhaitables. Parmi les souhaits, la possibilité de prendre note des présences plutôt que des absences seulement. La différence étant qu’un élève physiquement présent en classe n’était nullement marqué comme « présent » dans l’application: simplement, rien n’était noté à son sujet.

Outre quelques améliorations cosmétiques, c’est l’amélioration la plus fondamentale qui soit apportée par la nouvelle version disponible au téléchargement depuis fin décembre 2014.

Prise des présences en classe

L’application permet la prise de présences rapide en classe sur base:

  • de l’ensemble des élève d’une classe
  • de l’ensemble des élève d’un cours d’un professeur donné
  • du profil d’un élève

Dans l’illustration ci-dessous, l’éducateur s’est présenté  dans la salle occupée par le groupe du cours de mathématique en 3E. La liste des élèves de ce cours est apparue et il a pu cocher les élèves absents.
Les élèves non-marqués « absents » (couleur rouge) sont réputés « présents » (couleur verte). La couleur grise correspond à des heures au cours desquelles les présences n’ont pas été notées. D’autres statuts que « présent » ou « absent » existent, mais ne sont pas disponibles dans ces pages qui visent à l’efficacité avant tout.

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Prise de présence des élèves d’un cours donné

Sur la base de l’heure actuelle, le logiciel libère les cases à cocher correspondant à la période en cours. Il n’est donc pas nécessaire de consulter la montre pour déterminer quelle est la période de cours actuelle.
À noter qu’il est possible de revenir sur une période de cours précédente. L’administrateur (le CPE?) peut également intervenir sur un autre jour, passé ou à venir.

Les informations fournies dans l’interface de signalement des absences (voir paragraphe suivant) ne sont pas modifiables dans l’interface de prise de présences en classe. Un élève signalé absent (avec justification) est montré avec son statut d’absence sans qu’il soit, par erreur ou pas, possible de l’indiquer « présent ».

Le principe est le même pour un groupe-classe ou pour un élève pris isolément.

Signalement d’absences

Un certain nombre d’absences d’élèves peuvent être annoncées par les parents, qu’il s’agisse d’absence pour maladie, de visite chez le médecin ou pour motif familial. Dans ces cas-là, les parents préviennent l’école. La personne qui reçoit la notification de l’absence peut également en prendre note de manière plus complète que l’éducateur ou le professeur en classe.

Outre l’identité du correspondant qui signale l’absence, on doit préciser le média utilisé (journal de classe, mail, téléphone, autre…). Les identités des personnes susceptibles d’apparaître dans la liste proviennent du logiciel de gestion de l’école ProEco (ou autre); informations disponibles aussi dans d’autres applications du logiciel, y compris le trombinoscope des élèves.

Sélection_360Pour chaque période de cours, il est possible de choisir entre:

  • absence pure et simple, sans justification connue encore (comme pour la prise de présence en classe)
  • absence justifiée par un certificat médical ou un motif manuscrit des parents
  • absence annoncée: l’élève ne se présentera pas à telles période de cours, la justification suivra
  • sortie autorisée après visa du journal de classe par un éducateur

À noter qu’il est possible de signaler les absences pour une journée entière (liste déroulante de la première colonne) ou plusieurs jours de suite (bouton +1 pour ajouter une journée). Petite fonctionnalité sympathique: le logiciel ne propose que les jours ouvrables.

Dans la version précédente de l’application, la gestion des « sorties autorisées » se faisait séparément. À voir s’il est vraiment nécessaire de rétablir cette distinction.

Listes de présences

Sur la base des présences prises en classe et des signalements d’absences, l’application peut générer des listes d’absences (ou de présences par classe, par élève ou par dates. Les listes par cours ayant peu d’intérêt, il n’a jusqu’à maintenant pas paru utile de les produire.

Dans ces différentes listes, les identités des personnes qui ont pris les présences ainsi que les date et heure des signalements sont visibles. De plus, le nom du correspondant qui signale l’absence et le média utilisé sont rappelés en infobulle.

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Liste d’absence par élève

Outre les listes d’absences par élève ou par classe, l’application propose une liste double des élèves absents pour un jour donné. Cette liste double permet de discriminer les élèves absents sans justification des élèves absents régulièrement.
Tous doivent figurer dans le registre officiel des absences, mais les absences irrégulières font l’objet d’un envoi de SMS aux parents. La liste des parents d’élèves à contacter est donc établie automatiquement.

Liste double des absents réguliers (justification reçue) et irréguliers (sans justification)
Liste double des absents réguliers (justification reçue) et irréguliers (sans justification)

Les périodes de cours

D’un établissement à l’autre, le nombre de périodes de cours et les heures de la journée correspondantes ne sont pas les mêmes.
L’administrateur de l’application a la possibilité de définir ces informations dans son interface de gestion.

Nombre de périodes et heures des cours
Nombre de périodes et heures des cours

Prochaines étapes

smartphoneLes professeurs qui le souhaitent peuvent déjà prendre les présences en classe par la voie électronique, sur ordinateur ou sur tablette. Mais tous ne disposent pas de ce matériel en classe à tout moment. Un développement possible sera une application séparée qui permettra de prendre les présences sur un smartphone.
Cela va supposer une interface dédiée qui, pour des raisons de sécurité, ne permettra l’accès qu’à l’application de prise de présences.
Dans tous les cas, une amélioration possible sera de rendre l’application plus facile à utiliser sur tablette avec un changement global de l’interface dans un cadre de « responsive design ».