Quelques années après avoir commis un gros péché de jeunesse avec un logiciel en ligne pour l’Administration de le Discipline dans les Établissements Scolaires (ADES), je reviens avec un plus gros morceau, susceptible, un jour, d’accueillir une nouvelle version de ADES, en tant que composant.
Il s’agit, cette fois, d’un ensemble de modules destinés à l’usage des éducateurs, des enseignants, de la direction, voire de l’administration dans les écoles d’enseignement secondaire. En tous les cas, c’est dans le cadre d’un établissement d’enseignement secondaire que l’application fonctionne actuellement.
Pour assurer la pérennité du projet et, éventuellement, pour lui voir ajouter de nouveaux modules, je voudrais maintenant livrer l’ensemble sous la forme d’un logiciel libre (et gratuit).
Après avoir utilisé le nom d’Ades (dieu des enfers) pour la gestion disciplinaire, je ne pouvais plus invoquer que Zeus lui-même pour parrainer et baptiser ce nouveau projet. Voici donc Zeus…
Cet article se voudra simplement une publicité sous forme de présentation de quelques aspects du travail réalisé avec mon collègue et complice Jacques Lambert, infatigable chasseur de bugs et au flair légendaire.
L’écran d’accueil
Il présente simplement différents boutons permettant d’accéder aux différents modules semi-indépendants. Leur programmation repose sur un certain nombre de “classes” PHP communes puis de classes dédiées et de “templates” Smarty propres. Toutefois, les classes sont essentiellement utilisées comme “espaces de noms”. Le Graal de la POO la plus pure n’est pas atteint.
L’application est protégée par un mot de passe, les accès et tentatives d’accès sont enregistrées, des alertes sont lancées en cas d’accès suspect.
Sur cette première copie d’écran, l’ensemble des modules utilisés dans mon établissement dans l’ordre, de gauche à droite puis de haut en bas).
- la déconnexion de l’application
- l’application de prises de présences
- l’adaptation de profil personnel, changement de mot de passe
- l’intégration de Ades, logiciel de gestion des questions disciplinaires
- un module de valves électroniques qui, dans son état actuel, ne fait que piocher des informations dans un blog WordPress externe (ce module ne sera pas livré)
- un trombinoscope des élèves
- un trombinoscope des professeurs
- une somme d’informations techniques et légales sur les fonctions d’enseignants. Autorisation de livraison éventuellement possibles moyennant accord de l’auteur.
- un module d’accès aux données exportées depuis EDT (logiciel de conception des horaires) pour rendre les informations consultables dans un navigateur web
- un module de gestion des passages à l’infirmerie
- un bulletin électronique, y compris le module d’assistance à la délibération et le carnet de cotes en ligne
- un bulletin électronique dans notre section technique de qualification (règles spécifiques) y compris le module d’assistance à la délibération
- un bloc-notes de fiches d’élèves
- le module d’administration de l’ensemble des applications
Chacune de ces applications peut être activée ou désactivée. L’accès à chacune d’elles peut être donné ou retiré par utilisateur. Exemple: les enseignants n’ont pas accès aux données de l’infirmerie.
Le bulletin
Le bulletin devrait faire l’objet d’un très long développement qui sera probablement réalisé ailleurs. Notons ici une page typique d’encodage dans laquelle l’enseignant détaille les cotes numériques par “compétence”. En fonction des périodes, des notes formatives (TJ) et des notes certificatives peuvent être fournies. Le logiciel se charge de tous les calculs de totalisations et de moyennes.
Dans notre établissement, un certain nombre d’items d’attitudes sont notés au D1.
Une remarque est prévue pour le titulaire du cours. Les bulletins peuvent être verrouillés dès la date d’impression.
Chaque période de l’année scolaire est affectée d’un “poids”. Dans l’exemple ci-dessous, la première période est affectée de 10 points (formatifs-TJ) pour tous les élèves d’un cours. La deuxième période est affectée de 10 points formatifs et 40 points certificatifs. Etc.
Il est toutefois possible de déroger à ce schéma pour tenir compte des absences aux évaluations, par exemple. L’adaptation se fait au niveau de l’ensemble des élèves du cours ou au cas par cas.
Le titulaire de classe (et les administrateurs) dispose des droits pour verrouiller le bulletin dans sa classe, élève par élève ou cours par cours.
Un bulletin verrouillé ne peut plus être modifié. Un déverrouillage est toutefois possible pour corriger une erreur dans un bulletin. Il s’agit alors d’une prérogative du titulaire ou des administrateurs de l’application.
Le bulletin est complété d’un outil d’assistance à la délibération. Celui-ci calcule la moyenne des cotes globales de chaque cours, détermine le nombre (d’heures) d’échecs et propose une “mention” selon les règles en vigueur dans notre établissement.
À chaque bulletin, le titulaire de la classe, éventuellement aidé par le Conseil de Classe, établit une remarque globale sur l’évolution de l’élève. Il dispose, pour cette rédaction, des informations sur les cotes pour chaque cours -y compris des périodes précédentes- et de toutes ses remarques précédentes.
La feuille de délibération individuelle: pour chacune des périodes où est prévue une “délibération” du Conseil de Classe, celui-ci dispose d’une fiche individuelle par élève permettant de guider le travail.
Cette fiche reprend les cotes globales par branche, les remarques des différents professeurs, les échecs et la mention globale attribuée. Cette mention est reportée automatiquement au bulletin de l’élève.
La feuille de bilan est comparable à la fiche de synthèse de délibération par classe, mais elle ne calcule aucune information. Cette feuille de bilan peut être utile aux périodes où le Conseil de Classe ne se réunit pas pour la délibération.
Le carnet de cotes électronique permet à chaque enseignant d’introduire les résultats des différentes épreuves passées par l’élève, au fur et à mesure des corrections. L’avantage de cet outil est qu’il permet l’établissement du bulletin, pour ce cours, en un seul clic de souris, à la veille du bulletin: le logiciel réalise tous les calculs fastidieux nécessaires. À noter que des ajustements manuels pour des raisons pédagogiques restent possibles après les calculs automatiques.
Pour chacune des périodes où des évaluations sont prévues, les utilisateurs du carnet de cotes électronique fourniront les maxima qu’ils souhaitent attribuer à chaque “compétence” dans le bulletin. Une “compétence” majeure sera probablement notée sur beaucoup de points.
Si les informations sur les maxima et les points sur chaque épreuve sont fournis, la partie “chiffres purs” du bulletin est complétée en un seul clic, après vérification par l’enseignant des résultats calculés par la machine.
Dans une année d’étude, chaque bulletin peut être accompagné d’une remarque du coordinateur ou de la direction. Il suffit de choisir l’année d’étude et de rédiger la remarque qui figurera dans tous les bulletins des élèves qui fréquentent cette année d’étude.
Cette fonctionnalité n’est pas accessible aux “professeurs ordinaires”.
Autre fonctionnalité réservée aux coordinateurs: la possibilité de suivi des élèves en fonction de leur école (primaire) d’origine.
Le rapport des compétences acquises doit figurer dans le dossier scolaire de l’élève. Ce rapport est produit automatiquement à la fin de l’année scolaire et est prêt pour l’impression.
Il doit être signé par la direction de l’école. Dans les gros établissements scolaires, il peut être utile de profiter de la fonctionnalité qui insère automatiquement une signature de la direction préalablement numérisées.
Tous les bulletins sont disponibles en version “écran” et en version “PDF” pour l’impression. Ci-dessous, l’illustration de la version “écran”.
Le bulletin à imprimer et à remettre à l’élève est produit en version PDF sous la forme d’un fichier téléchargeable.
Tous les utilisateurs accèdent à cette fonctionnalité de production de bulletin imprimable. Les administrateurs accèdent aux archives des différents bulletins imprimés par eux-mêmes.
La mise en forme du bulletin en version PDF est réalisée à l’aide du module FPDF. Le bulletin est donc entièrement personnalisable, moyennant une bonne connaissance de PHP et de FPDF.
Le module d’administration de l’application
Ce module n’est disponible que pour les administrateurs de l’application. C’est par ce module que sont importées, au début de l’année scolaire, toutes les informations concernant les élèves, les cours, les enseignants,… L’importation est largement facilitée pour les utilisateurs du logiciel ProEco (les procédures seront détaillées ailleurs), mais l’importation des données à partir d’un fichier CSV produit par un tableur (LibreOffice, Apache OpenOffice conseillés) peut également être envisagée.
En outre, le module permet des interventions de modifications en cours d’année scolaire. On peut affecter un ou plusieurs enseignants à un cours (cas de l’intérim).
Il permet également d’affecter des élèves à un cours existant (changement d’option en cours d’année). Un historique des changements de classes est maintenu à jour de manière à toujours pouvoir accéder aux informations avant un ou plusieurs changements d’options.
Pour chaque degré d’études, les professeurs des différentes branches se mettent d’accord sur un ensemble de compétences qui seront travaillées dans leurs cours. Ils définissent également l’ordre dans lequel ces compétences seront présentées dans le bulletin et dans le carnet de cotes. Les administrateurs recueillent ces informations et les introduisent dans la base de données.
Le profil personnel
Chaque enseignant dispose d’un “profil personnel” dans lequel il indique une adresse mail professionnelle et, s’il le souhaite, des numéros de téléphone qui permettront de le contacter, si nécessaire.
C’est également dans le profil personnel qu’il peut changer son mot de passe. Les mots de passe sont cryptés sur le serveur et ne sont pas accessibles aux administrateurs. En cas d’oubli, une procédure automatique permet de récupérer un nouveau mot de passe envoyé sur l’adresse mail professionnelle. Les administrateurs peuvent également réaliser une modification manuellement.
Dans le “Profil personnel”, on notera également la liste des connexions les plus récentes effectuées sur l’application (adresse IP, fournisseur d’accès). Cette liste permet, éventuellement, de repérer des accès ou des tentatives d’accès frauduleuses. Les informations sont suffisantes pour un dépôt de plainte auprès des autorités judiciaires.
Le Bloc-notes élèves
L’application contient un module de prise de notes sur les élèves. Son développement en est aux premiers stades. Le but est de permettre le partage d’informations entre tous les professeurs d’une même classe, par exemple. À suivre…
Dans son état actuel, le bloc-notes élèves permet de visualiser un certain nombre d’informations relatives aux élèves, y compris les données personnelles (adresse, téléphone,…) et les résultats scolaires. Sous cette forme, le module sera probablement déplacé vers le module bulletin. 
La prise de présences en classes
Un autre module très expérimental est celui qui permettra la prise de présence en classe. Il sera optimisé pour l’utilisation sur “tablette”: lors de la prise de présences, les éducateurs se rendent dans les différents cours/classes muni d’une tablette sur laquelle ils disposent automatiquement de la liste des élèves qui fréquentent, en principe, le cours qu’ils visitent.
Le projet en est à ses débuts.
Module autonome de délibérations
Dans notre établissement, le bulletin informatisé présenté plus haut est utilisé dans les sections Générales et Technique de Transition. Il contient un module d’assistance à la délibération. Dans la section Technique de Qualification, les règles sont très différentes. Un module d’assistance à la délibération spécifique a été mis au point.
Les professeurs encodent leurs mentions pour chaque élève, avec la possibilité d’indiquer une remarque pour le Conseil de Classe. Chaque enseignant n’accède, bien sûr, qu’à ses cours.
On y trouve une synthèse des mentions attribuées par chaque enseignant dans une feuille récapitulative.
Une feuille de délibération individuelle, pour chaque élève, est également proposée. Elle a permis un gain de temps très considérable pour le titulaire de la classe, la veille de la délibération, libéré de calculs très fastidieux.
Le titulaire a la possibilité de verrouiller les feuilles de délibération à partir d’une date convenue. Il peut verrouiller toute la classe, un élève, un cours,…
Les visites à l’infirmerie
Le module “Infirmerie” permet le suivi des visites des élèves à l’infirmerie de l’école. Les éducatrices responsables de l’infirmerie indiquent dans ce registre les plaintes des élèves visiteurs et les actions entreprises. Chaque visite est répertoriée afin de permettre la coordination des soins entre les différentes personnes responsables. Le suivi de l’élève durant son parcours scolaire à l’école est également possible.
Ce module n’est accessible qu’aux personnes responsables de l’infirmerie.
Quelques données importantes sont également disponibles: téléphone des parents, médecin traitant, pathologies connues,…
En guise de conclusion
L’ensemble de l’application décrite ci-dessus est destinée à rester libre et gratuite. Il ne m’est toutefois pas possible de proposer de l’assistance permanente à l’utilisation, même payante.
Lien pour le téléchargement (5.2 Mo) [Mise à jour 20/11/2013 – version obsolète: retirée]
Fichier MySQL pour la mise en place de la base de données [Mise à jour 20/11/2013 – version obsolète: retirée]
Le Wiki: pour éviter les problèmes de spams, veuillez me demander un accès.
Dès que possible, j’indiquerai un lien pour le téléchargement des fichiers “templates” de ProEco et pour un mode d’emploi minimal.
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http://sio2.be/ades: logiciel défunt pour l’Administration de le Discipline dans les Établissement Scolaires.
