La plate-forme Thot

La plate-forme THOT (quelques précisions)

La plate-forme de communication Thot se veut un outil à destination des élèves, des parents et des enseignants (y compris les éducateurs et la direction). Il s’agit de communication des enseignants vers les élèves mais aussi des parents vers les enseignants.

Vue par les élèves

Les élèves ont accès à un certain nombre de fonctionnalités différentes de celles des parents et des enseignants.

elevesLes annonces

L’outil « annonces » (ou « notifications ») permet aux élèves de recevoir des notifications des enseignants. Ces annonces peuvent être destinées à un élève particulier, àtous les élèves d’une classe ou d’un cours, à tous les élèves d’un niveau d’étude ou même à tous les élèves de l’école.

Il ne s’agit pas d’un système de mail mais plutôt d’une sorte de panneau d’affichage.

Les élèves accèdent donc à des notifications destinées :

  1. spécifiquement à eux-mêmes
  2. à tous les élèves d’un cours qu’ils suivent
  3. à tous les élèves de leur classe
  4. à tous les élèves d’un niveau d’étude
  5. tous les élèves de l’école

L’expéditeur d’une notification peut demander un accusé de lecture de chaque notification envoyée (personnellement ou à un groupe). Dans ce cas, une fenêtre surgissante apparaît lorsque l’élève se connecte sur la plate-forme, afin de l’inviter à confirmer qu’il a bien pris connaissance de la notification.

L’enseignant source de la notification a la possibilité d’examiner la date à laquelle la notification a été lue.

Il peut aussi demander l’envoi d’un mail aux destinataires. Les adresses mail utilisées sont celles qui sont déclarées dans l’application Zeus (voir les épisodes précédents).

Le bulletin

Chaque élève accède à tout moment à tous les bulletins qui ont été distribués en version « papier ». Ils n’accèdent jamais aux bulletins en cours de rédaction. L’administrateur de l’application Zeus décide du moment où les élèves accèdent à leur bulletin; le choix peut se faire élève par élève.

Le document disponible est la version « écran » du bulletin et non de la version qui est imprimée. Les informations qui y figurent sont toutefois exactement les mêmes que dans le bulletin « papier ». Il n’est pas inimaginable qu’une version ultérieure de l’application donne accès au bulletin PDF.

Les anniversaires

Chaque jour, les élèves accèdent aux nom et classe des élèves qui ont leur anniversaire ce jour-là.

La plate-forme peut aussi servir la convivialité entre les élèves.

Le journal de classe

Il s’agit essentiellement d’un échéancier des travaux, interrogations, informations diverses. Un « vrai » journal de classe est en projet.

Pour l’instant, en tous les cas, cet outil ne remplace pas le journal de classe « papier » ; il y ajoute toutefois une plus-value importante.

Dans un calendrier dont la vue peut-être mensuelle (voir ci-dessous), hebdomadaire ou journalière, l’élève accède aux événements qui ont été mentionnés par les enseignants.

En cliquant sur l’événement dans le calendrier, il accède aux détails fournis par l’enseignant. Ce dernier peut être aussi détaillé qu’il le souhaite et donner un niveau de précision élevé sur ses attentes ; bien plus que ce qu’il pourrait obtenir de la prise de note au journal de classe ordinaire par les élèves.

Un jeu de couleurs permet de différencier les types d’événements (devoirs, leçons, évaluation certificative,…).

Les documents partagés (School docs)

Les enseignants souhaitent fréquemment mettre des documents intéressants à la disposition des élèves : compléments au cours, exercices supplémentaires, révisions,… Certains documents importants relatifs à la vie scolaire (horaires des examens,…) peuvent également apparaître sur la plate-forme.

10000201000005030000013e0282a27e049c30d8Quand cela est nécessaire, certains documents générés automatiquement peuvent être mis à disposition dans l’onglet «Mes e-docs» : « Rapport de compétences acquises », « Plan Individuel d’Accompagnement », …

Les parents

La plate-forme est également dédiée à la communication avec les parents ; ceux-ci doivent donc pouvoir y accéder moyennant un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Les fonctionnalités dédiées aux parents n’étant pas les mêmes que celles dédiées aux enfants, les parents doivent avoir un identifiant et un mot de passe personnels.

Pour obtenir un certain niveau de sécurité, ce sont les enfants, munis de leur identifiant et leur mot de passe, qui ouvrent l’accès à leurs parents.

Dans le formulaire de demande d’accès à la plate-forme, les parents indiquent :

  • leurs nom et prénom
  • lien de parenté avec l’élève
  • leur adresse mail
  • l’identifiant qu’ils souhaitent ; cet identifiant sera automatiquement rallongé du matricule de leur enfant. Les parents ne doivent pas l’ajouter eux-mêmes
  • le mot de passe qu’ils souhaitent utiliser (au moins 8 caractères avec un certain niveau de complexité obligatoire)

Chaque élève doit ainsi inviter un ou deux parents ou personne adulte responsable. Ceux-ci accèdent ensuite à la plate-forme de manière autonome. L’élève ne dispose d’aucun moyen de modifier les données fournies par les adultes.

Les formulaires

Dans certaines circonstances, des formulaires seront disponibles afin de permettre aux élèves de répondre à des questions types. L’inscription à telle ou telle activité peut passer par un formulaire type.

Les réponses données restent visibles aux utilisateurs tout le temps de vie du formulaire ; cette durée est définie par l’enseignant ou le membre du personnel administratif qui en est l’auteur.

Vue par les parents

Vue par les parents, la plate-forme n’est que peu différente de ce que voient les élèves.

Les parents accèdent à toutes les notifications reçues par leur enfant, à tous les bulletins de leur enfant et à son journal de classe. Ils n’accèdent pas aux dates d’anniversaires.

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De plus, ils peuvent modifier leur « profil », profiter d’un formulaire de contact avec les enseignants et du formulaire de prise de rendez-vous à une prochain réunion de parents.

Le « profil »

Dans la page dédiée au « profil », les parents peuvent accéder à presque toutes les informations fournies lors de l’ouverture de la plate-forme.

Il ne leur est pas possible de modifier leur nom d’utilisateur.

Le formulaire de contact

Le formulaire permet aux parents d’entrer en contact par mail avec les enseignants de leur enfant.

Le formulaire ne présente que les enseignants que leur enfant rencontre journellement dans ses cours, avec la dénomination complète du cours correspondant (illustration ci-dessous).

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Il n’est donc pas nécessaire de retenir le nom de la personne (exercice parfois difficile).

Une copie du mail est automatiquement transmise à l’expéditeur, pour mémoire et pour confirmation d’envoi.

Il n’existe aucun moyen de garantir que l’envoi a été reçu ou même lu par l’enseignant destinataire.

Les réunions de parents

Cette fonctionnalité est activée quelques semaines avant une réunion de parents. Tant qu’aucune réunion de parents n’est prévue, rien ne s’affiche dans cette fenêtre. Les dates de réunions de parents sont toujours indiquées dans le bulletin d’information ou dans le bulletin des élèves.

La prise de rendez-vous par l’Internet autorise les parents à choisir l’heure à laquelle ils souhaitent rencontrer les professeurs. Elle n’a malheureusement aucune prise sur les retards causés par des conversations trop longues avec certains parents ; les heures sont donc données à titre indicatif et permettent de justifier l’ordre de passage.

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10000201000001f7000001a77d6fdcdfe6914879Outre un court texte d’explication de la réunion de parents, on y trouve
  1. les listes des rendez-vous déjà pris et de la liste d’attente à gauche
  2. deux formulaires d’inscription à droite

Fixer un RV

Pour pouvoir faire une inscription à un RV, il suffit de sélectionner le professeur dans la liste disponible. Une fenêtre surgissante indique ensuite la liste des périodes de RV encore disponibles.

Les moments où l’enseignant n’est pas disponible (il a, par exemple, déjà un rendez-vous à ce moment) ne sont pas sélectionnables.

Seuls les professeurs que l’élève rencontre en classe sont indiqués.

Une liste de membres du personnel d’encadrement (direction, éducateurs, PMS,…) est également proposée pour la fixation d’une période de RV.

heureRV

Dans la liste des rendez-vous fermes (et dans la liste d’attente), le parent peut renoncer à son RV, tant que l’inscription à la réunion de parents est ouverte.

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Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton rouge figurant une flèche tournant dans le sens anti-horaire. Après confirmation, le rendez-vous est annulé. Le parent n’a aucune priorité pour reprendre ce RV ou sa place en liste d’attente.

Si un rendez-vous doit être annulé par un professeur (pour cause de maladie, par exemple), le parent concerné reçoit obligatoirement un mail d’explication au moment de la suppression du rendez-vous.

La liste d’attente

Au cas où un professeur n’a plus de période libre disponible à une heure qui convient au parent, ce dernier peut demander à figurer dans une liste d’attente.

À nouveau, il faut choisir l’enseignant que l’on souhaite rencontrer et une période assez large dans laquelle un RV est possible, en cas de désistement d’un autre parent ou en cas de libération d’une période par le professeur.

Après avoir confirmé le souhait de figurer dans telle période, la présence en liste d’attente est confirmée sans qu’aucune autre intervention soit nécessaire.

Projets

La plate-forme Thot évoluera avant et durant la prochaine année scolaire. Les parents pourront recevoir certains documents administratifs importants et pourront recevoir des notifications spécifiquement destinées aux parents.

Tiens? Me voilà sous WordPress…

Un projet en tête depuis quelques semaines: passer la structure du site sur un blog WordPress et remplacer l’ossature Joomla trop rigide pour l’usage que j’en ai.

Projet aussi de partager mes intentions sur les leçons existantes. Partager encore d’éventuels projets à venir.

Recueillir de manière plus efficace les avis des usagers, voire même discuter de certains sujets.

On se retrouve dans quelques semaines pour tirer un premier bilan?